SAP Vendor Invoice Management by OpenText optimiert und vereinfacht den Prozess von eingehenden Kreditorenrechnungen durch Digitalisierung der Rechnungen, vorerfassen des Belegs im SAP System, durchführen und überwachen des mehrstufigen Genehmigungsprozesses (Workflow) bis zur Zahlungsfreigabe an den Lieferanten.

Durch die Automatisierung des Prozesses werden Ihre Mitarbeiter nur noch in den von Ihnen definierten Ausnahmefälle in den Prozess involviert. Ein Grossteil der heute manuell erfassten und zur Genehmigung versendeten Rechnungen durchlaufen den Prozess automatisiert. Erhöhte Qualität, kürzere Durchlaufzeiten, das Ausnützen von möglichen Skontoabzügen sowie das Fokussieren der Mitarbeiter auf Rechnungen, welche in die Ausnahmedefinition fallen, sind die positiven Folgen einer solchen Prozessoptimierung. Zudem wird die zeitnahe Bestimmung der offenen Forderungen für Ihr Cash Management von grossem Vorteil sein.

Der Prozess stellt zudem sicher, dass die involvierten Beteiligten gemäss internen Kompetenzregeln schnell, einfach und auch auf mobilen Geräten Ihre Aufgaben erledigen können. Archivierungs- und Aufbewahrungsfristen werden durch die Anbindung an das zentrale Archiv gleichzeitig gewährleistet.

Um den Prozess noch automatisierter und optimaler durchzuführen kann die Option OCR miteingeführt werden. Die OCR Option liest während des Scanning Vorgangs Daten aus dem Beleg aus und erfasst automatisch in SAP ein Rechnungsbeleg. Falls Belege nach vorgegebenen Regeln nicht vollständig in SAP angelegt werden, so bedarf es einer manuellen Verarbeitung. Diese Korrektur kann dem System als Vorlage zur weiteren Fehlerbehebung mitgegeben werden und gleichgelagerte Fälle werden in Zukunft anhand des erlernten Musters verarbeitet.

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 Ismael Hares

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